Boîte à outils · 05 Guide interne · à remettre au parrain

Guide du parrain
et de la marraine.

Vous avez été désigné(e) parrain ou marraine d'un nouvel arrivant dans votre entreprise. Ce guide vous dit exactement ce qu'on attend de vous pendant les 6 premiers mois : 12 conversations à tenir, 4 signaux à détecter, 1 rituel à installer. Rien à inventer, rien à improviser.

Durée de la mission
6 mois
Temps à y consacrer
~30 min / semaine
Profil du parrain
Un pair, pas un N+1
Livrable final
Charte signée

Avant de commencer : ce que le parrainage est, et ce qu'il n'est pas.

Ce que c'est ✓ Oui

  • Être le contact confiance du nouvel arrivant pendant ses 6 premiers mois
  • Traduire la culture implicite : les règles non écrites, les circuits informels, les personnes-clés
  • Repérer les signaux faibles que le nouvel arrivant n'osera pas dire au manager
  • Faire le lien vers les bonnes personnes quand il faut, et seulement quand il faut
  • Créer les premières connexions humaines (café, déjeuner, sortie d'équipe)
  • Être loyal à l'entreprise et loyal au nouvel arrivant, pas l'un contre l'autre

Ce que ce n'est pas ✕ Non

  • Ce n'est pas une évaluation : vous ne notez pas, vous n'écrivez pas de rapport sur lui
  • Ce n'est pas une formation technique : c'est le rôle du manager ou du formateur désigné
  • Ce n'est pas une thérapie : les problèmes personnels ne sont pas votre terrain
  • Ce n'est pas un rôle de dénonciation : vous ne rapportez pas ce que dit le nouvel arrivant, sauf s'il vous y autorise
  • Ce n'est pas un rôle hiérarchique : vous n'avez aucun pouvoir sur lui, et c'est une force
  • Ce n'est pas une corvée ponctuelle : c'est un rôle structurant à tenir 6 mois
— Les 12 conversations à tenir

Une conversation par quinzaine, sur 6 mois.

Pas forcément dans cet ordre. C'est le nouvel arrivant qui dicte le rythme. Mais les 12 doivent avoir eu lieu avant la fin de M+6. Cette ordonnancement est un repère : utilisez-le pour ne rien oublier.

J0 · Jour 1
01
Le tour de l'équipe
"Je vais te présenter tout le monde, un par un. Dis-moi ce dont tu te souviens au déjeuner."
Objectif : ancrer les prénoms et les rôles, sans noyer.
Fin J1
02
Le débrief honnête de J0
"Qu'est-ce qui t'a surpris aujourd'hui ? Qu'est-ce qui te manque déjà ? Pas besoin d'être diplomate avec moi."
Objectif : capter l'écart entre la promesse et la réalité, tôt.
J+3 → J+5
03
Le café pratico-pratique
"Montre-moi comment tu ouvres ton CRM, tes accès, ton ERP. S'il y a un truc qui ne marche pas, on règle aujourd'hui."
Objectif : régler les bloquants matériels avant qu'ils frustrent.
J+7 → J+10
04
Les règles non écrites
"Je vais te raconter les trois trucs qu'on ne te dira pas officiellement mais que tout le monde fait ici."
Objectif : transmettre la culture implicite : horaires, ton, circuits courts.
J+14
05
La préparation du point J+14 avec le manager
"Ton premier vrai point est demain. Qu'est-ce que tu as envie de lui dire ? Qu'est-ce que tu n'oses pas ?"
Objectif : aider à formuler ce qui ne va pas, avant le rendez-vous manager.
J+21
06
Les premières réussites
"Nomme-moi les deux trucs dont tu es fier depuis ton arrivée. Deux minimum. Même petits."
Objectif : ancrer la légitimité, lutter contre le syndrome de l'imposteur.
J+30
07
Le bilan à un mois
"Tu dirais quoi à un ami qui postule pour un poste comme le tien, aujourd'hui, ici ?"
Objectif : révéler les écarts entre ce qu'on a vendu et ce qui est vécu.
M+2
08
Les personnes-ressources
"Pour ce genre de sujet, il faut aller voir X. Pour celui-là, Y. Et pour ce type de problème, moi ou ton manager."
Objectif : cartographier les bons circuits, éviter l'isolement.
M+3
09
La fin de période d'essai
"Ton manager va te faire un retour formel. Tu en attends quoi ? Tu vas lui demander quoi ?"
Objectif : transformer la période d'essai en dialogue, pas en verdict subi.
M+4
10
Les premières frustrations
"À ce stade, tout le monde a des trucs qui l'agacent. Les tiens, c'est quoi ?"
Objectif : désamorcer les frustrations avant qu'elles deviennent des motifs de départ.
M+5
11
La projection à 12 mois
"Dans un an, qu'est-ce que tu veux avoir accompli ? Et qu'est-ce qui t'en empêche aujourd'hui ?"
Objectif : ancrer l'engagement long, préparer la revue annuelle.
M+6
12
La passation de relais
"Ma mission officielle s'arrête ici. Je reste là si tu en as besoin, mais tu n'as plus besoin de moi. Qui est la prochaine personne à ton côté ?"
Objectif : clôturer le parrainage et transférer vers l'autonomie.
— Les 4 signaux d'alerte à détecter

Les 4 signaux qui annoncent un départ précoce.

Le parrain est la sonde humaine du système. Il voit ce que le manager ne voit pas. Voici les 4 patterns qu'on retrouve quasi systématiquement avant une rupture de période d'essai. Si l'un apparaît, appelez le recruteur 3W. Pas le manager.

01

Le retrait social

Le nouvel arrivant refuse deux déjeuners d'équipe successifs. Ne reste pas pour les cafés. Ne participe plus aux conversations informelles. Il devient transparent.

À faire
Lui proposer un café hors bureau. Poser directement : "Tu t'isoles, qu'est-ce qui se passe ?" Écouter sans conseiller.
02

Le désalignement du récit

Ce qu'il raconte de sa journée ne correspond plus à ce qu'on lui avait vendu en entretien. Il évoque des tâches qui n'étaient pas dans la fiche. Il dit "je ne sais pas si c'est pour moi".

À faire
Lister avec lui les 3 écarts entre promesse et réalité. Remonter au recruteur 3W : c'est l'article 4 de la charte d'onboarding qui s'active.
03

La perte de curiosité

Les premières semaines, il posait 10 questions par jour. Puis 2. Puis plus. Il exécute, il ne cherche plus à comprendre le pourquoi des choses.

À faire
Provoquer une conversation sur un chantier ou projet ambitieux. S'il ne mord plus : alerter. S'il repart : c'était une baisse de rythme normale.
04

Le silence sur le manager

Quand on lui parle de son N+1, il devient vague, diplomatique, il ne donne plus d'exemple concret. Le "super manager" du premier mois est devenu un sujet qu'on évite.

À faire
Ne pas creuser vous-même, ce n'est pas votre place. Transmettre au recruteur 3W qui saura faire un point médiation, séparé, avec les deux.
— Le rituel à installer

Le café du vendredi, 20 minutes.

Sur toute la durée du parrainage, un seul rituel à tenir : un café hebdomadaire avec le nouvel arrivant, le vendredi, 20 minutes. C'est peu. C'est suffisant. Ce n'est pas négociable.

Bloquez-le dans votre agenda dès aujourd'hui, pour les 26 prochaines semaines. Si vous êtes absent un vendredi, vous le reportez au lundi, jamais au vendredi suivant.

Le format est toujours le même, dans cet ordre. Ça évite l'improvisation et ça rassure les deux parties.

Café du vendredi
20 minutes · Tous les vendredis · 6 mois
  • 5 min
    Raconter la semaine. Il parle, vous écoutez. Aucune question, juste des "ah oui ?", "raconte".
  • 5 min
    Les 3 choses qui ont marché. On force la positivité. Même micro-réussites. C'est ce qui construit la légitimité.
  • 5 min
    Les 2 choses qui ont freiné. Maximum deux. On ne se disperse pas. Et surtout : quelle action à essayer la semaine prochaine.
  • 3 min
    Un besoin concret. De qui, de quoi, dans la semaine. On note, on s'engage ou on redirige.
  • 2 min
    Le prochain rendez-vous. Vendredi prochain, 16h, même café. On ferme, on passe à autre chose. Pas de dérive.

Qui fait quoi pendant l'onboarding.

Le rôle du parrain est clair parce que les rôles du manager, des RH et du recruteur le sont aussi. Voici la répartition des responsabilités sur les 10 sujets sensibles des 6 premiers mois.

Sujet
Parrain
Manager
RH
Recruteur 3W
Accueil du premier jour
Présent
Pilote
Admin
Suivi
Formation technique au poste
—
Pilote
—
—
Transmission de la culture informelle
Pilote
Appui
—
—
Point formel J+14
Prépare
Pilote
—
Médiation
Détection signaux faibles
Pilote
Appui
—
Relais
Bilan formel J+30 et M+3
—
Pilote
Archive
Médiation
Gestion administrative & paie
—
Valide
Pilote
—
Difficulté personnelle (santé, famille)
Écoute
Écoute
Pilote
—
Conflit avec un collègue
Signale
Pilote
Appui
—
Désalignement promesse / réalité
Détecte
Appui
—
Pilote
PILOTE : responsable principal APPUI : soutient activement — : non concerné
— La charte à signer par le parrain

Le contrat moral du parrainage.

En acceptant la mission de parrain / marraine pour les 6 prochains mois, je m'engage à :

  • Tenir le café hebdomadaire le vendredi pendant 6 mois, sans exception structurelle. En cas d'absence, reporter au lundi suivant.
  • Avoir eu, avant M+6, les 12 conversations-clés listées dans ce guide.
  • Détecter et faire remonter au recruteur 3W tout signal d'alerte (retrait social, désalignement, perte de curiosité, silence sur le manager).
  • Respecter la confidentialité des échanges avec le nouvel arrivant : ne pas rapporter sans accord explicite de sa part.
  • Rester loyal à l'entreprise et au nouvel arrivant : ne jamais accepter d'être instrumentalisé par l'un contre l'autre.
  • Prévenir mon manager et le service RH si je ne peux plus tenir mon rôle, pour que la passation soit organisée proprement.

Ce que l'entreprise m'accorde en retour :

  • Le temps nécessaire pour tenir le rôle : 30 minutes par semaine sur mon temps de travail.
  • Une formation courte (ce guide + un brief de 30 min avec le recruteur 3W) au lancement.
  • La reconnaissance du rôle dans mon entretien annuel.
  • La liberté de dire non sans justification pour une future désignation.
Le parrain / la marraine
Nom · Prénom · Signature · Date
Le manager de l'équipe
Nom · Prénom · Signature · Date

Besoin d'un brief de lancement pour votre parrain ?

Jimmy propose un brief de 30 minutes en visio pour le parrain désigné lors de chaque recrutement 3W. C'est inclus dans nos recrutements, mais vous pouvez aussi le demander hors recrutement, gratuitement, pour un premier collaborateur.

Demander un brief →
3W Recrutement · Boîte à outils, fiche 05 3W Recrutement